情シス／IT部門のPMOが気を遣いすぎるとどうなるか？

気を遣いすぎる人と空気を読まない人

情シスPMOのPさんは、毎週火曜日の定例会で進捗を確認します。

「まだ終わっていません」
「私も終わっていません」
「着手すらできていません」

ほとんどの業務メンバーが、予定より大幅に遅れています。

「忙しくて仕方ないですよね、承知しました」

Pさんは、特に掘り下げるわけでもなく、苦笑いしながら記録するだけです。毎週、「遅れ」を確認するだけの会議が続きました。

遅れを立て直すため、追加で情シスのZさんがアサインされました。Zさんは、Pさんの部下です。職位も業務知識も、Pさんを大きく下回ります。

しかし、Zさんは「空気を読まず」業務メンバーの遅延に対して、どんどん「ツッコミ」を入れていきました。業務メンバーは感情的になり、会議中はとても険悪な雰囲気になります。それでも、Zさんは怯みません。遅れに対して「Next Action」と「期限」をしつこく設定していきました。

業務メンバーからPさんに「Zさんをどうにかしろ」とクレームも入り始めます。

このプロジェクトは、その後どうなったのでしょうか？

気を遣いすぎると信頼を得られない

PMOは、泥臭い調整が多いため「気遣い」や「配慮」は絶対的に必要です。ここが欠落すると、業務メンバーの協力は得られなくなってしまいます。

一方で、「気遣い」や「配慮」の度が過ぎると、逆効果になります。

Pさんは、業務メンバーに対して気を遣いすぎていました。

下手に出ることが当たり前となり、「秘書」や「付き人」のような存在になっていました。その結果、業務メンバーになめられていたのです。

Pさんは、「遅れています」に対して、そのまま流していました。その対応が、プロジェクト内で「遅れていいんだ」という緩い空気を生み出します。遅れが出ても平然とし、「自分がいかに忙しいかアピールすれば許される」と、プロジェクトがまるで他人事のように扱われました。

会議で不毛な時間が多くなり「忙しいので次の定例会はスキップしよう」と言われてしまいます。

悲しいことに、Pさんは気を遣えば遣うほど、軽視され、悪循環に陥りました。本人は必死に改善しようとしますが、本人はその構図に気づけません。

一方で、Zさんは遅れに対して、毅然とした態度をとりました。しつこく食い下がり「遅れると面倒だ」という意識が業務メンバーに植え付けられます。一時的に不穏な空気が流れましたが、一貫した態度に業務メンバーが根負けしました。

次第に業務メンバーの行動も変わっていきます。自身の進捗の良さをアピールするようになります。現場業務の割り込みが入っても、断るようになりました。プロジェクトタスクを、他のメンバーにも割り振るようになります。

業務メンバーが忙しいのは事実です。だからこそ、Zさんのようにきちんとプロジェクトを引っ張ってくれるPMOはありがたいのです。業務メンバーもタスクを実行するうちに「これは自分たちの仕事だ」という当事者意識が強くなっていきます。

PMOが「外圧」になることで、プロジェクトに良い緊張感を生み出すのです。

「気遣い」＋「勇気」＝「外圧」

冒頭のプロジェクトは数ヵ月後、質問や相談は全てZさんに集中していきます。Zさんが起点となり、進捗は改善され、活気も取り戻しました。

「Zさんにたくさんお尻を叩かれてしまいました」
「でも、我々は本当に時間がないので、引っ張ってくれて助かりました」

業務メンバーの方が笑顔でコメントされたのが、とても印象的に残っています。

一方のPさんは・・・存在感が薄くなり、他の仕事にシフトしていきました。

業務部門に最も気を遣っていた人が、業務部門から信頼を得られなかったというのは皮肉です。しかし、情シスにはこのような「良い人すぎる」方が多いと感じます。情シスに求められているのは、空気を読まない「勇気」ではないでしょうか。

貴社の情シスPMOは、適切な「外圧」になっていますでしょうか？