2019
7/03
発言できない情シスPMOの悩み
「会議で全く発言できないんです」
ある情シスPMOのメンバーから相談を受けました。
日々、多くの会議に出席しているが、ほとんど発言ができずに悩まれているとのこと。
その理由を聞いてみると
「その業務領域はまったくの未経験で知見がない」
「ユーザーとベンダーの話に全くついていけない」
「その領域を勉強するにも、範囲が広すぎて…」
「PMOとして役に立っていないのではないか」
と言いながら、大きなため息をついています。
PMOにとって、未知の領域で会議を進めることは珍しくありません。このような状態で日々を過ごすと、自信を失い、メンタルが壊れかねません。
情シスPMOとして、どう対応していけばよいのでしょうか？
コメンテーターではなくファシリテーター
そもそも、なぜ会議で発言しないといけないのでしょうか？
会議の出席者は、それぞれ役割があります。
・意思決定する人
・意見を出す人
・進行する人
・記録をとる人
・状況を把握しにきた人
・牽制しにきた人
役割によっては、発言しない方がいい場合もあります。
ここでPMOの人が陥りやすい罠とは何でしょうか？
それは、PMOが「意見を出す人」になろうとすることです。
業務や技術の専門性がない中で無理に意見を出そうとすると、的外れな意見となり、周りから浮いてしまいます。発言が軽視され、相手にされなくなってしまいます。
PMOは、まず「進行する人」、言い換えると「ファシリテーター」であるべきです。
話の流れに意識を集中させ、全体の発言を促し、論点を整理し、適切な人にコメントを求め、脇道にそれたら戻します。場が膠着したら、議論の「呼び水」となる質問を投げかけたりします。
その会議が目的を達成するかどうかを「設計」し、そこに責任を持ちます。その成果が「決定事項」と「To-Do」になります。
そう考えると、本質的には別の問題が見えてきます。
発言できないのは
「会議に対して受け身だから」
ということです。
言い換えると、会議の準備が不足しているのです。
・事前に自分なりの論点を整理していない
・事前に呼び水となる質問を準備していない
・事前に会議の流れと落としどころをイメージできていない
・関連する資料やメールに目を通していない
・必要最低限の勉強が足りていない
PMOにとって、会議は「準備が9割」です。手ぶらで参加するユーザーとは、立場も役割も異なるのです。
「会議がうまくいかない責任はPMOにある」という当事者意識が先にあれば、必要な準備は見えてくるはずです。手当たり次第に勉強をするのではなく、論点に応じて、調査の強弱もつけられるようになります。
攻めの情シス／IT部門は会議運営から
PMOにとって、会議や打ち合わせは日常シーンです。
その会議や打ち合わせをPMOが「受け身」ではなく「主体的」に回しているかどうか。そしてその準備に時間を割いているかどうか。
準備ができていれば、自然と「発言」も多くなります。主体性をもった会議運営は、自信にもなり「メンタル」にも好影響をもたらします。
そのようなPMOが、プロジェクトの「質」と「進捗」を引き上げていきます。
貴社の情報システム部門／IT部門のPMOは、会議で「発言」できていますでしょうか？
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情シスコンサルタント
田村 昇平
情シス（IT部門、情報システム部門）を支援するコンサルタント。
支援した情シスは20社以上、プロジェクト数は60以上に及ぶ。ITベンダー側で10年、ユーザー企業側で13年のITプロジェクト経験を経て、情シスコンサルティング株式会社を設立。
多くの現場経験をもとに、プロジェクトの全工程を網羅した業界初のユーザー企業側ノウハウ集『システム発注から導入までを成功させる90の鉄則』を上梓、好評を得る。同書は多くの情シスで研修教材にもなっている。
また、プロジェクトの膨大な課題を悶絶しながらさばいていくうちに、失敗する原因は「上流工程」にあるとの結論にたどり着く。そのため、ベンダー選定までの上流工程のノウハウを編み出し『御社のシステム発注は、なぜ「ベンダー選び」で失敗するのか』を上梓し、情シスにインストールするようになる。
「情シスが会社を強くする」という信念のもと、情シスの現場を日々奔走している。
著書の詳細は、こちらをご覧ください。
