2022
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![エクセル共存こそがパッケージ導入を成功させる秘訣](https://www.josys-cs.co.jp/wp-content/uploads/2022/11/1555559_s.jpg)
進むも地獄、退くも地獄
「新システムは使い勝手が悪すぎるから、今まで通りエクセルを使いたい」
ある現場で、各部署から新システムのクレームが殺到し、本稼働のタイミングを延期せざるを得ない状況となりました。
プロジェクトメンバーは、テストにしっかりと時間をかけ、バグもすべて潰してきました。悪戦苦闘しながらも、最後の気力を振り絞って本番を迎えるところでした。
そのため、精神的なダメージは大きなものです。
このプロジェクトでは
「属人性の高いエクセルを撲滅し、システムで一元管理する」
ことを目的として、パッケージシステムの導入を進めてきました。そのため、各部署からの「エクセル継続」要望は、プロジェクトの存在自体を否定するもの。
とても呑めるものではありません。
進むも地獄、退くも地獄。しかし、立ち止まることも許されません。
このプロジェクトは、この先どう進めていけばよいのでしょうか?
エクセルの負の側面
新システムを導入する際の方針として「脱エクセル」は、どの現場でもよく使われるフレーズです。
歴史のある現場では、エクセルを駆使し、工夫を詰め込み、業務を最適化しています。
もはやエクセルがないと現場は回りません。
一方で、エクセルにはとても強烈な「負の側面」があります。
・業務とエクセルが一体化し、属人化する
・標準仕様から遠ざかる個別化
・自由にカスタマイズされ、全体統制がきかない
・データが分散し、一元管理できない
・外部流出しやすい
・全体検索に弱い
・リアルタイムに全体集計、可視化できない
これらを解決したいので「脱エクセル」は、間違いではありません。
そこで、各部署にもう一度ヒアリングをして回りました。
その結果、すべてが否定されているわけではなく、ある一部のシーンで許容できない問題がわかりました。
それが「一括入力」です。
エクセルの位置づけをずらす
例えば、1件の明細入力なら画面入力で何も問題ありません。
しかし、100明細を一括入力したい場合はどうでしょうか?
100回の画面入力は、途方に暮れます。同じ項目に同じ値を入れたくても、コピペするには画面を行ったり来たりで、しかもそれが1項目ずつだと、現実的ではありません。
エクセルで100明細を表示して、同じ値は縦にコピペして一気に入力した方が、圧倒的に速いし楽です。俯瞰して見えるため、入力ミスも発見しやすくなります。
複数項目を範囲指定でコピペできるのも、地味に便利です。
そこで着目したのが、パッケージに標準装備されている「一括インポート」機能です。エクセルで複数行を入力したデータを、そのまま取り込むことができます。
しかし、プロジェクトメンバーには抵抗がありました。
この機能を許すと、エクセルが残り続けてしまうからです。そのため、要件定義の段階で、見送りとした経緯がありました。
そこで、プロジェクトの方針を少しだけ修正します。
・エクセルの「管理」は撲滅する
・最終的には、すべてシステムにデータ登録を義務付ける
・ただし、一括インポートなど「入力ツール」としての使用は認める
つまり、エクセルは入力画面の「拡張機能」としてとらえることで、撲滅すべき対象ではなく、共存できる便利ツールになったのです。
すると、状況は一変しました。
あれだけクレームを出していた部署の反応が変わります。他の機能については、褒めてくれるようになりました。
全否定されているのではなかったのです。
一括入力だけが、ボトルネックだったのです。
プロジェクトメンバーの視界が、一気に晴れた瞬間でした。
情シスに求められる2つのスキル
プロジェクトは3か月延期し、一括インポートの機能を徹底的にテストします。その部分のマニュアルも更新し、各部署への個別説明にも回りました。
インポート用のエクセルには「入力規則」を設定し、インポート時のデータチェック機能も搭載しました。
エクセルは自由にフォーマットを変えられないよう、シートを保護したものを現場に配布します。
その後、ようやく本番運用を開始し、大きなトラブルは発生しませんでした。
むしろ現場からは高評価をいただき、経営層からはデータが可視化され褒められました。
システム導入は、新か旧かの「ゼロ・イチ」ではありません。
置き換える対象を完全に撲滅するのは、選択肢の一つにすぎないのです。
共存も一つの選択肢です。
これらの事例は、情シスに2つのスキルが求められていることを示唆しています。
1つは、「コーディネート」する力。
あらゆる選択肢から、最適な組み合わせを考えていく能力です。
2つ目は、「柔軟性」です。
要件定義で決めても、実際に運用して初めてわかる課題もあるからです。
貴社のIT部門・情報システム部門は、「コーディネート」力と「柔軟性」を発揮して、新システム導入を進めていますでしょうか?
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![御社のシステム発注は、なぜ「ベンダー選び」で失敗するのか](https://www.josys-cs.co.jp/wp-content/uploads/2022/04/book.png)
情シスコンサルタント
田村 昇平
情シス(IT部門、情報システム部門)を支援するコンサルタント。
支援した情シスは20社以上、プロジェクト数は60以上に及ぶ。ITベンダー側で10年、ユーザー企業側で13年のITプロジェクト経験を経て、情シスコンサルティング株式会社を設立。
多くの現場経験をもとに、プロジェクトの全工程を網羅した業界初のユーザー企業側ノウハウ集『システム発注から導入までを成功させる90の鉄則』を上梓、好評を得る。同書は多くの情シスで研修教材にもなっている。
また、プロジェクトの膨大な課題を悶絶しながらさばいていくうちに、失敗する原因は「上流工程」にあるとの結論にたどり着く。そのため、ベンダー選定までの上流工程のノウハウを編み出し『御社のシステム発注は、なぜ「ベンダー選び」で失敗するのか』を上梓し、情シスにインストールするようになる。
「情シスが会社を強くする」という信念のもと、情シスの現場を日々奔走している。
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