ベンダーのステコミ報告がダメダメだったらどうする？

話が噛み合わない

「毎月、ステコミ報告をお願いしますね」
「はぁ・・・」

ある現場で、新しく契約したベンダーと要件定義がスタートしました。

そこで、情シスAさんは、ステアリングコミッティ報告（以降、ステコミ）を依頼しました。

ところが、ベンダーPMの反応が良くありません。「それって必要なんですか？」がわかりやすく顔に出ています（苦笑）

ステコミの一週間前となり、不安になった情シスAさんは、ベンダーPMにステコミ資料の事前提出を求めました。

そこで出てきたものは「週次定例会」のエクセルそのものでした。タイトルを変えただけで、報告内容はプアなままだったのです。

ステコミは、経営幹部が多く参加します。このままでは「放送事故レベル」の大惨事になってしまいます。

Aさんは、一気に血の気が引いていくのを感じました。

「ステコミなんで、もっときちんとした体裁にできませんか？」

とAさんが問うと

「逆にどうしてほしいんですか？」

とベンダーPMは開き直ります。

情シスAさんは、どうすればいいのでしょうか？

ステコミの意義

そもそも、なぜステコミを開催するのでしょうか？

経営層がプロジェクトをハンドリングし、進めていきたいからです。

経営戦略に沿っているかを適宜チェックし、大きな課題やリスクがあれば、トップダウンで速やかに解決するためでもあります。

また、このステコミを設けることで、ベンダーにも良い緊張感が生まれます。

ユーザー幹部が出席するからには、ベンダー幹部も出席します。

すると、ベンダー側もトップダウンで内部の問題に介入し、良い報告ができるよう自浄作用が働きます。

ユーザー側も、経営層の前で恥をかかないよう、ベンダーと協力して進捗を良くしようとします。

つまり、ステコミの存在自体が、定期的な「チェックポイント」となり、プロジェクトに良い「緊張感」と「規律」をもたらすのです。

ベンダーへの依頼事項

さて、大手ベンダーであれば、ステコミ報告に慣れています。

依頼をすれば、立派な報告書の体裁で、報告してくれるでしょう。

一方で中小ベンダーの場合、「ソレハナンデスカ？」と話が噛み合わないことも珍しくありません。

いくらベンダーに依頼をしても、圧力をかけても、ベンダー側は経験不足なので、状況が好転することはありません。

この場合、ユーザー側からステコミ項目を指定した方がよいと考えます。お互いに変な工数をとられずに、早期に解決するからです。

ベンダーに次のように、記載項目を要求します。

 
なお、ファイルフォーマットはベンダーにお任せでよいと考えます。

ExcelでもWordでも、PowerPointでも構いません。ベンダーが作りやすい形式でよいでしょう。

これまでの経験上、十中八九はPowerPointで作ってくれます（質は様々ですが…）。

なお、このステコミには、ベンダー側の経営幹部への出席要請も、忘れないようにお願いします。

トップマネジメントの仕組み

「今後ともよろしくお願いします」

会議後、ベンダー幹部がユーザー幹部と談笑していました。

このトップ同士の関係性が大事です。

何か大きな問題が発生したら、トップマネジメントで解決する仕組みができたといえます。

貴社のIT部門・情報システム部門は、ステコミを効果的に運用できていますでしょうか？