ガントチャートが真っ赤っ赤！どうする情シスPMO？

ガントチャートが真っ赤っ赤

「ユーザーが忙しくて、まったく動いてくれません」

ある現場で、プロジェクトの進捗状況を「ガントチャート」で確認しました。

最近は、クラウドツールが発達しているので、このようにWBSをクラウドのガントチャートで可視化する機会が増えています。

そこで、拝見したところ、未着手を表す「赤」のバーだらけでした。

ほとんどが未着手で、見た目が真っ赤っ赤です。

中には、2ヶ月前、3ヶ月前から未着手のタスクも大量にあります。

聞くと、現場が忙しいようで、ユーザーがなかなか動いてくれないとのこと。何度催促しても、進展がないそうです。

実は、このような状況は「プロジェクトあるある」です。

最初は、誰もが張り切ってスケジュールを細かく組むのですが、徐々に遅れが目立ち、2〜3ヶ月後には見たくない状況になっていきます（苦笑）

情シスPMOとして、この状況でどう動けばよいのでしょうか？

遅れを許容する文化

まず、大量の遅れを放置している状況が、非常に良くありません。

なぜでしょうか？

それは、プロジェクト全体で遅れを「許容」することになるからです。

「赤信号、みんなで渡れば怖くない」

という文化を作っているといえます。

タスクが遅れているのは、もちろん担当するユーザーが悪いのでしょう。しかし、それを放置する情シスPMOも悪いといえます。

では、どのように対策を打っていけばよいのでしょうか。

ガントチャートの基本動作

まずは、ガントチャートを正しく整えていきましょう。

① 未着手の放置を認めない

まず、着手しているなら「未着手」ではなく「作業中」にステータスを更新しましょう。ここをやらない人が多すぎます。未着手と作業中では、まるで印象が変わってきます。未着手に対して、過敏に反応し、まずは着手したかどうかを担当者に確認しましょう。ステータスを即時反映するのは、進捗管理の基本です。
 

② できない多重にしない

例えば、同じ担当者に対して、タスクを10並行、20並行で組んでいる場合があります。でも実際には、その担当者は、タスクを順番に処理していくはずです。担当者に確認して、並列ではなく直列に並べて、「階段状」にしていきましょう。そうでないと、まともな進捗管理はできません。
 

③ 長い作業中は分解する

タスクの期間が長すぎると「作業中」のまま、動きがなくなります。これだと進捗があるのかないのかを表現できません。ここを進捗が表現できる単位まで、適切に分解していきます。こちらも「階段状」になるはずです。
重要なのは、プロジェクト全体として「進捗感」を出すことです。進んだタスクはきちんと更新され、真面目に取り組んでいる人がわかるようにすべきです。そして、遅れているタスクは更新されずに、遅れが目立つようにします。
 

④ 安易に予定を後ろにずらさない

遅れが目立った場合に、安易に予定を後ろにずらそうとする人がいます。それだと、いつも予定通りに見えてしまい、進捗管理になりません。まずはマイルストーンを定義し、期限を明確にします。その上で、例えば「これ以上伸ばせば追加費用が発生する」とか「ステコミで追及される」など、影響を明確にし、安易に予定をずらせないようにします。
 

上記の基本動作を行った上で、遅れに向き合っていきます。

PMOは進捗管理者ではない

PMOとして、遅れにどう向き合うべきでしょうか？

動いてくれないユーザーに腹が立つ気持ちもわかります。

「このプロジェクトを軽くみてないか？」
「忙しいのは全員同じ。言い訳でしょ？」

と心の中で思うこともあるでしょう。

でも、そのマインドでは、ユーザーと敵対してしまいます。「なぜできないのか？」「いつだったらできるのか？」とお尻を叩かれたユーザーは、心を閉ざし、保身に走るだけです。

ここは、PMOの定義を書き換えることをオススメします。
 

PMOは「進捗管理者」ではなく、「進捗支援者」である。
 

支援者として捉えると、思考がまるで変わってきます。「ユーザーが動かない」ではなく、「ユーザーが動ける状態まで支援できていない」となります。

ユーザーに寄り添い、ユーザーと同じ景色を見て、同じ立場で考えてみる。どうすれば、ユーザーの助けになるのか。どうすれば、動きやすくなるのか。何が手伝えるのか。

状況を動かしたいのであれば「タスクを分解して他メンバーと分業する」「関係者と打ち合わせをセッティングする」「プロジェクトオーナーに相談する」「雑用的なタスクは情シスで巻き取る」などが考えられます。

ユーザーの信頼を得たいのであれば「一緒に怒られに行く」「代わりに謝ってくる」「遅れている理由を代弁してユーザーの名誉を守る」「そのユーザーがいない所で悪口大会になった時に逆にフォローに回る」などがオススメです。

「そこまでやるの？」と思うかもしれませんが、やってみるとわかります。

清々しいです（笑）

そもそも自分のミスではないので、誰かに責められたり怒られたりしても、ノーダメージです。人間は、好きな人のためには頑張れます。ユーザーのことを知れば知るほど、助けたいという気持ちになり、好きになっていきます。すると、気持ちよく助けられるようになります。

やればやるほど、協力者は増え、動かなかったユーザーが変化していくのを実感できます。

プロジェクトとして、動かなかった大きな岩が少しずつ動いていくことになるのです。

プロジェクトにおける本当の影響力

PMOには、強力は権限はありません。取締役や部門長のようにトップダウンの命令もできません。
 

それが何ですか？？
 

プロジェクトにおける本当の「影響力」とは、上から与えられた権限や恐怖ではなく、現場からの尊敬と信頼から得られるのではないでしょうか。

尊敬や信頼は、PMOメンバーの持つ、誠実さ、能力、公平性、真摯さといった「人格」に対して生まれます。

PMOがユーザーに真剣に寄り添い、誰よりも当事者感を丸出しで動いていきます。その結果、周りから信頼され、誰からも相談を受け付け、情報も集まり、プロジェクトにおいて最も影響を与えるポジションになるのです。

カオスだからこそ、PMOの腕の見せ所です！

ターニングポイント

「スケジュールを見直して、赤を減らしました！」

前回の打ち合わせでは、かなり厳しいコメントをさせていただきました。そのため、かなり気がかりだったのですが、1週間後にPMOメンバーから説明を受けました。

すると、遅れを示す「赤」が激的に減りました。まだ少し残っているものの、これから着手して、遅れを取り戻すそうです。

また、それぞれのユーザーと時間をとって、じっくり話し合ったそうです。その後、意気投合して、飲みにもいったそうです（笑）

雑用はすべてPMOが巻き取りつつ、忙しい現場業務に配慮しながら、一緒にやっていきましょう！という状況になったそうです。

それで良いと思います。これから、本当の意味で遅れと向き合い、大変な状況にはなっていくでしょう。

でも、信頼関係があれば、何とかなります。

今後は、ガントチャートの進捗を誰もが意識して、守っていく文化も出来ていくと思います。

この段階で、PMOがパワーアップできて良かったです。

頑張って進めていきましょう！

貴社のIT部門・情報システム部門は、ガントチャートの「真っ赤っ赤」を放置せずに対処できていますでしょうか？