情シス／IT部門のPMOが業務部門のPMに嫌われている場合にどうするか？

PMから信頼されないPMO

「PMのAさんに嫌われているんです」

情シスPMOのSさんから相談を受けました。

Sさんが定例会でファシリテーションすると、業務部門のPMであるAさんは議論に参加しなくなるそうです。

対立したり、ダメ出ししたりすることはないものの、外の景色を見たり、ノートPCで内職したり、あからさまに存在感を消します。

担当者クラスであれば、そこまで気にしなくてもいいのかもしれません。しかし、PM（プロジェクトマネージャー）となると、そうはいきません。

PMとPMOが内部分裂して、プロジェクトがうまくいくはずがありません。

実はこのような状況、業務部門と情シスの共同プロジェクトでは起こりがちです。情シスPMOは、業務部門のPMとどう距離を近づけていけばよいのでしょうか？

PMに正面から向き合う

PMOとPMの関係性を改善するには、まず「PMの人物タイプ」や「プロジェクト状況」から何が最善かを考えていきます。100プロジェクトがあったら、100通りあるといっても過言ではありません。

絶対的な方法はありませんが、効果がありそうなアプローチを「改善されるまで」やり続けるのが唯一の方法といえます。

＜アプローチ選択肢＞

・PMとサシ（１対１）で話す
・PMとの接点を増やす（メール、打ち合わせ等）
・PMとPMOによる「PMO内部定例会」を設ける
・PM以外の信頼を得て、外堀を固める
・プロジェクトオーナーに相談する
・業務を勉強し、業務もわかることをアピールする
・プロジェクト体制変更を進言する

この中で優先的に行いたいのは「PMとサシで話す」です。そもそも、PMとPMOは密に連携をとる必要があります。関係性に問題がある場合、大抵はこの部分が抜け落ちています。大勢の参加者がいる会議でしか対面していない、個別で話したことがない、等です。

この「PMとサシで話す」場合、何を心掛ければよいのでしょうか？

ここでやってはいけないのは、不安や怖さから、PMO側が一方的に話してしまうこと。そうではなく、相手のPMにいかに多くしゃべってもらうか、感情を吐き出してもらうか、を重視します。

おそらく、不満や文句を言われるでしょう。普通に聞いてしまうと、腹が立ってしまいます。しかし、関係性を改善するための「チャンス」と捉えると、それらは貴重な情報になるはずです。

PMの不満は、おおよそ以下のようなものです。

・PMOが役に立つとは思えない
・自分たちだけでやれるから情シスは必要ない
・そもそも情シスが体制に加わると聞いていなかった
・PMOは業務を知らないから戦力にならない
・PMOが何をやってもいいけど、足を引っ張らないでほしい
・すぐ上にチクるから腹を割って話せない
・簡単に標準化というけど、今までの経緯を知らないでしょ
・・等々。

これら不満パターンをあらかじめ予想しておくことで、実際に不満を浴びても感情的にならなくなります。「これは思った通り」「これは予想外のパターンだ」と冷静に聞くことができます。

相手の不満に正面から向き合い、解決していきたいという姿勢は、相手に刺さります。相手も不満を吐き出した時点で、感情的な壁は無くなっています。

そこからは前向きに交渉していくだけです。

PMOとしてできることを伝えて、PM補佐としての役割を合意していきます。

PMとPMOの関係性はプロジェクトの雰囲気を変える

冒頭の情シスSさんも、PMとサシで話をしました。
（私も同行しましょうか？と聞くと、断られました（笑））

Sさんは、PMの不満をすべて聞き出しました。いくつかは感情的になりそうでしたが、心の準備があったため、踏みとどまったそうです。その上で、課題に1つ1つ向き合い、今の情シスにできることを伝えました。最後は、良い雰囲気で終わったそうです。

その日を境に、Sさんのファシリテーションは劇的に変わりました。議論にPMが参加するかどうかで、これほど雰囲気が変わるものかと驚いてしまいました。

御社の情シスPMOは、腹を割ってPMとの信頼関係を築けていますでしょうか？