コロナ影響下で情シス／IT部門はRFPを進められない？

RFPを進められない

「この状況でRFP作成は無理ですよね？」

コロナショックの中、RFP作成中のあるIT部門の方から相談を受けました。

・約8割の社員が在宅テレワークとなった
・ユーザーにヒアリングできない中で、RFPは作れない
・RFPを渡すベンダーも動けないので急ぐ必要はない
・社員の健康を第一に考えないといけない
・プロジェクトを止めても、誰も困らない
・プロジェクト運営が難しい

など多くの「止める理由」をお話しされました。

田村は思わず

「それは会社としての見解ですか？」

と聞き返しました。

事実がところどころ含まれているため、全てが正しいように聞こえてしまいます。しかし、大半は個人の仮説や思い込みが含まれていて、当人のスタンスが色濃く出ていると感じました。

このコロナ状況下で、RFPは進めた方が良いのでしょうか？

IT部門だからこそRFPと向き合う

結論から言うと、RFP作成を止める理由はありません。主な理由を3点挙げます。

① ユーザーを捕まえやすい

RFP作成において、最重要かつ最難関なのが「業務要求一覧」です。この作成には、ユーザーの協力が欠かせません。
普段は、現場業務を抱えているため、捕まえて話を聞くだけでも容易ではありません。しかし、在宅テレワークなら捕まえやすくなります。オンライン会議でじっくり話を聞けます。自宅にいるなら、資料の確認や修正依頼もお願いしやすくなります。

業種にもよりますが、繁忙期がなくなった現場は、プロジェクトに時間を当てやすくなります。
 

② ベンダーも暇している

ベンダーも影響をモロに受けています。

顧客が活動自粛を始めると、真っ先に凍結させられるのが、ベンダーの仕事です。人が大量に余っているそうです。

その状況で、RFPが送られてきたらどうでしょうか？

ベンダーは喜んで応じます。暇だったメンバーに仕事を振れるし、営業はじっくりと腰を据えて取り組めます。（と実際、ベンダーに言われました。）
 

③ プロジェクトの重要感を認識させられる

そもそも、プロジェクトを延期した場合、どのような影響があるのでしょうか？

RFPを作るようなプロジェクトは、会社でも非常に重要な位置づけです。延期するということは、「高コスト」「業務の非効率性」「属人化」「機会損失」などの問題も垂れ流しのまま、先送りするということです。

延期することは簡単ですが、安易にその判断で良いのでしょうか？メリット、デメリットを天秤にかけて、経営判断を仰ぐべきです。

「このプロジェクトは当社にとって最重要なので、止めずに進める」

という経営トップのメッセージが発信されたなら、メンバーの「自己重要感」を満たします。それは、将来に渡って強力な動機付けになります。
 

IT部門の立場で言えば「社員の健康第一」という大義名分で、プロジェクト凍結の方が「楽」かもしれません。

ですが、この「楽」というのは、個人の価値観ではないでしょうか。

そもそも「健康第一」だから「プロジェクト凍結」というのは繋がっていません。できない理由を並べて、思考停止に陥っているだけです。

いつ自粛要請が解除されるか分からない状態で、他力本願でずっと指をくわえて待っているのでしょうか。元通りになる保証がない中で、古い働き方に固執して、動かない理由にするのでしょうか。

IT部門だからこそ、ITを駆使して、この困難をどう乗り切っていくのか。それを真っ先に考え、提案や行動に移すべきではないのでしょうか。

IT部門が会社の「エンジン」となるのか、「ブレーキ」となるのか。

この状況下では、情シス・IT部門の「位置づけ」が強制的に「再定義」させられます。

IT部門にとっても大きな変革期

現在、田村がお手伝いしている会社で3社、RFP作成を進めています。3社ともトップの号令のもと、「最重要プロジェクト」として力強く推進しています。

中にはヨーロッパのベンダーと調整している案件もあります。先方も大変な状況にもかかわらず、非常に前向きで協力的です。こんな状況だからと、追加費用なしで在宅からのトライアルユーザー数を増やしてくれたりしています。

ある現場では、オンライン会議でプロジェクトキックオフを行い、オーナーが「このプロジェクトは最重要なので止めない」と力強く宣言していました。

プロジェクトとしては、作業場所が職場から自宅に変わっただけです。

貴社の情報システム部門／IT部門は、現状に対してどのように動いていますでしょうか。

単純に縮小や凍結を選ぶのか。試行錯誤しながらも時代に合わせて環境に適応し、進むのか。

これは、アフターコロナの世界で、競合と埋められないほどの大きな差となるかもしれません。

そのきっかけは、IT部門のちょっとした差だと思います。