業務フローは十人十色

「業務フローのサンプルをもらえませんか？」

正直、私は業務フローのフォーマットにこだわっていないので、何でもいいと思っていました。

ところが、どの現場にいっても、よく業務フローのサンプルを求められるので、不思議に思っていました。

一方で、私は今まで多くの現場で業務フローを見てきましたが、一つも同じものはなく、十人十色。組織によって流派があり、作成者によって個性が光ります。

そのアレンジがその現場には合っていて、わかりやすいといつも感心していました。

過去の業務フローを見ていると、その作成者の顔が思い浮かぶほど、個性は際立ちます。特に色使いやアイコンの風味など。外見は強面なのに、アイコンが可愛かったりします（笑）

だからこそ、業務フローには書き方が無数にあるからこそ、作るときに悩んでしまうのかもしれない、と思いました。

そのため、私は現場に業務フローをお渡しする際には「シンプルパターン」を渡すようにしています。

まずは基本形でつくり、その上で装飾を施す。そうすれば、軸がしっかりするので、とても良い仕上がりになると思います。

以下に、その「シンプルパターン」の概要を説明します。
 

業務フロー概要

（業務フローとは）

・業務フローとは、業務の流れを視覚的に表したもの

・「組織」や「人」のレーンを設け、「プロセス」を時系列に表記する

・フローは縦でも横でもよい
 

（業務フローの作成要領）

・ファイル形式は、エクセルでもパワーポイントでも、専用ツールでも構わない

・「プロセス」を長方形、「条件分岐」はひし形が基本形だが、アレンジ可

・「システム」のレーンを設けてもよく、システム毎にレーンを分けてもよい
　（システム導入プロジェクトであれば、必須）

・プロセスに紐づく「帳票」を表記してもよい
 

（業務フローのポイント）

・どの粒度で書くかを決める（森 / 木 / 枝葉）

・ノーマルパターンのみ表現するか、イレギュラーケースも含めるかを決める

・重要でない部分は大胆に省略していい

・細かくすればするほど、表現できるスコープは狭くなる

・表記はアレンジしていい
　　− 業務名称を時間軸に書く（例：受付業務、内部審査、システム登録等）
　　− スケジュールを時間軸に書く（例：月末営業日、月初第二営業日等）
　　− プロセスの詳細説明を吹き出しで書く
　　− わかりやすいアイコンに変える（人、システム、帳票、メール等）

 

業務フロー「縦」のサンプル


（※ 画像をクリックすると、大きな画像が表示されます）

（業務フロー「縦」のメリット）

・重力の法則に従い、上から下に落ちていくので馴染みやすい
・プロセス名が長い場合は、より多くのプロセスを記載できる

 

業務フロー「横」のサンプル


（※ 画像をクリックすると、大きな画像が表示されます）

（業務フロー「横」のメリット）

・パワーポイントに貼り付ける場合の相性がよい
・画面表示の場合、形が合う

 

さいごに

過去の様々な現場での業務フローを振り返ってみると、「フォーマット」は一つとして同じものはなく、どれも個性がありました。しかし、その個性がその業務にフィットしていて、どれもわかりやすかったと思います。

ですが、コピーする際に、その個性までコピーしてしまうから、その後で書き方が難しくなってしまいます。

見た目の装飾やアレンジは楽しいですが、その楽しみは最後にとっておきましょう。

まずは、基本形でフローをしっかりと書く。その上で装飾していく。この順番が大事です。

業務フローは、わかりやすく可視化されていれば、フォーマットは問われません。関係者の間で業務の流れを共有する「手段」にすぎないからです。

基本形を作った後は、大胆にアレンジしていきましょう！！

 
 

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※ 弊社で公開しているサンプルについては、基本的に画像のみの提供とさせていただいております。ファイルデータのダウンロードを可能とすると、内容の吟味をせずにそのまま流用し、トラブルに発展する可能性があるためです。画像データから文字起こしを行う過程で、それぞれのプロジェクトの状況に合わせてアレンジしていただければ幸いです。